PuzzleFlow™ Print on Demand - Web2Print w praktyce

PuzzleFlow™ Print on Demand to w pełni automatyczny system, umożliwiający składanie zamówień online, preflight po stronie klienta, kompletne przygotowanie prac do druku i ich zdalną akceptację.

Systemy Web2Print dostępne na rynku można podzielić na dwie kategorie: proste sklepy internetowe oraz zaawansowane systemy wyposażone w sklep, moduł kalkulacji i weryfikacji plików w locie i zintegrowane z naszym systemem produkcyjnym. Oczywiście sklep internetowy dla poligrafii to także wyzwanie, gdyż w odróżnieniu od innych branż, cena końcowa naszych usług jest bardziej zależna od wybranej przez nas ścieżki technologicznej. Można jednak pójść o krok dalej i zintegrować sklep internetowy z systemem produkcyjnym, tak by zminimalizować udział ludzki, a jednocześnie zwiększyć automatyzację, co bardzo szybko przekłada się na przyśpieszenie obiegu prac i zwiększenie zysków drukarni. Ponadto możemy także udostępnić klientom narzędzia do sprawdzenia poprawności plików jeszcze przed wysyłką na serwer, czyli Preflight (oszczędność czasu) oraz akceptacji plików online bezpośrednio na serwerze (wygoda klienta). Ten artykuł opisuje najważniejsze elementy kompletnego systemu Web2Print.

 1. Sklep internetowy dla systemu Web2Print

 Interfejs web’owy systemu Web2Print, to nic innego jak wyspecjalizowany sklep internetowy dla poligrafii, ale… Warto jednak zwrócić uwagę czy jest on zintegrowany z naszym systemem produkcyjnym, dzięki czemu nie będzie konieczny czynnik ludzki jako łącznik, jak ma to miejsce w prostszych rozwiązaniach, gdzie idea Web2Print kończy się na sklepie internetowym. Kalkulacja cen wyświetlana w sklepie internetowym zbudowana jest na podstawie kosztów materiałów i usług. Po uwzględnieniu zadanych marż i rabatów na danym materiale lub usłudze (np. ulotki w nakładzie większym niż…), otrzymamy cenę produktu z uwzględnieniem wszystkich opcji (np. format, papier, gramatura, wykończenie, etc.) zaznaczonych w sklepie. Istnieje także możliwość importu/exportu cenników do/z systemu w postaci arkuszy Excela.

2. Zlecania online w Web2Print

Pierwszy kontakt z klientem, czyli składanie zamówienia na usługę produkcji poligraficznej, to często lekceważony krok w optymalizacji obiegu informacji i przepływu prac. W każdej drukarni pracują odpowiedzialne za to osoby
i wystarczy drobna pomyłka na tym etapie, by cała produkcja stała się stertą makulatury i naraziła kontrahenta na koszty, a co za tym często idzie, nadwyrężyła znacznie nasze relacje biznesowe z klientem. Z reguły przyczyną tego są tzw. „błędy ludzkie”. To od nas zależy, czy postanowimy je wyeliminować.
Konieczne będą więc dwa kroki:

a) zapewnienie klientowi narzędzi do poprawnego złożenia zlecenia online,
b) automatyczną weryfikację plików względem określonych parametrów zlecenia.

Zdefiniowane przez nas, czytelne formularze zapewniają klarowną komunikację na płaszczyźnie klient-drukarnia.  Jest to możliwe dzięki prowadzeniu klienta krok po kroku i wskazywaniu mu „jedynej właściwej drogi” do złożenia kompletnego zlecenia z wykorzystaniem dostępnego u nas zaplecza technicznego, minimalizują tym samym ryzyko nieporozumień i błędów.

3. Jak przesłać pliki? Jak sprawdzić, czy pliki nie posiadają błędów?

Przesyłanie plików od klienta, to ważny krok, ale najważniejsze by przesłane pliki były poprawne, nie wymagały ingerencji studia graficznego oraz nie wstrzymywały produkcji .
Preflight wykonywany jest na komputerze klienta tuż przed samą wysyłką plików i daje natychmiastową informację o poprawności technicznej dokumentów. Takie rozwiązanie nie obciąża serwera i przyspiesza proces weryfikacji plików. PuzzleFlow PoD oferuje bardzo czytelny raport w formie PDFa z warstwami, dzięki któremu odnalezienie nieprawidłowych obiektów w dokumencie jest bardzo proste – wystarczy włączyć/wyłączyć daną warstwę błędu (np. „Kolor RGB w bitmapach”), by zobaczyć elementy zawierające dany błąd.

Dostęp do tego samego raportu mają zarówno klienci, jak i operatorzy w drukarni. Tylko dokumenty pozbawione poważnych błędów mogą być wysłane do produkcji.

Istnieje ponadto możliwość dopasowania interfejsu graficznego (logo, kolorystyka, typografia) zachowując tym samym spójną identyfikację Twojej firmy. Ma to szczególne znaczenie dla aplikacji „PuzzleFlow Express” udostępnianych klientom do przesyłania i sprawdzania poprawności plików online z platform PC i Mac.

4. Automatyczna korekcja przesłanych plików

W ostatnich latach ilość błędów zawartych w plikach przesyłanych do produkcji nadal jest bardzo duża. Odpowiedzialność za nie spada często na drukarnię, od której oczekuje się korekcji przesłanych plików pod katem produkcyjnym. Odesłanie plików do klienta celem ich poprawienia jest bardzo często nie możliwe.

System Print on Demand dokonuje automatycznej korekcji błędów, dostosowując prace do definicji produktu i tworząc dokumenty zgodne ze standardem PDF/X:

  •  Korekta geometrii stron (rozmiar netto, wielkość spadów, orientacja strony)
  •  Bazująca na profilach ICC konwersja kolorów (np. konwersja RGB do CMYK)
  •  Kontrola kolorów spotowych (Pantone) (konwersja do CMYK, re-mapping)
  •  Korekcja nadruku, czerni, obrysów, przeźroczystości
  •  Konwersja fontów do krzywych i inne

5. Zintegrowana impozycja automatyczna

Żaden system produkcyjny w poligrafii nie będzie kompletny bez zaawansowanej impozycji elektronicznej. System sam sugeruje najlepsze rozwiązanie dla maksymalnego wykorzystania dostępnego arkusza, co nie wyklucza także możliwości ręcznego wyboru wzorca impozycyjnego lub stworzenia zupełnie nowego. Tworzenie i edycja wzorców impozycyjnych oparta jest na bardzo popularnym oprogramowaniu PuzzleFlow Organizer (dawniej PDF Organizer).
Dzięki temu uzyskujemy:

  • Automatyczny montaż w oparciu o definicje maszyn (optymalizacja maksymalnego wykorzystania papieru)
  • Automatyczna korekcja geometrii stron
  • Pełna kontrola nad znacznikami impozycyjnymi i paskami kalibracyjnymi
  • Zgodność ze standardem JDF
  • Możliwość modyfikacji impozycji do ostatniej chwili

6. Podgląd i akceptacja zleceń przez internet

W celu wizualizacji finalnego produktu system PuzzleFlow PoD oferuje wygodne narzędzia podglądu, które ułatwiają akceptację cyfrowego „ozalidu”.
Akceptacja online:

  • Hierarchiczna akceptacja (akceptacji może dokonywać klika osób z podziałem kompetencji)
  • Wersjonowanie każdej strony produktu
  • Akceptacja produktu dla klientów
  • Apceptacja impozycji dla operatorów
  • Powiadomienia e-mail (bieżące informacje systemu o statusie naszego zlecenia: utworzenie zlecenia, przesłanie plików,  gotowość do akceptacji, zaakceptowanie i przekazanie do produkcji)

7. Integracja z innymi systemami – JDF(CIP4)/JMF/CIP3

Standaryzacja wszelkich dziedzin przemysłu nie ominęła także poligrafii. Standard JDF/JMF określany potocznie jako CIP4 (od nazwy konsorcjum, które nadzoruje ten standard) jest dziś naszą codziennością. To dzięki niemu, nasz system MIS (system zarządzania produkcją) komunikuje się automatycznie z naszym systemem przepływu/obróbki prac (workflow), jednocześnie dopisując do CRM (system relacji z klientami) informacji o nowych zamówieniach.

Print on Demand umożliwia integracje z innymi systemami dzięki:

  • Pełna obsługa JDF/JMF – PuzzleFlow jest członkiem konsorcjum CIP4
  • Otwarte standardy, byśmy w każdej chwili mogli ingerować w jego konfigurację
  • Rozszerzalna architektura i skalowalność systemu, byśmy mogli go wzbogacić w miarę rosnących potrzeb o nowe funkcjonalności i rozbudowywać pod kątem wydajności
  • Modyfikowalny wygląd i funkcjonalność

8. Web2Print ma za zadanie pomagać i zwiększać wydajność

Poligrafia podlega coraz większej informatyzacji – nie ma w tym nic złego i nie należy się jej obawiać – jest po to , by ułatwić nam życie, a nie utrudnić. Jeśli jest inaczej i posiadany przez nas obecnie system utrudnia nam codzienne obowiązki, to zdecydowanie należy pomyśleć nad jego poprawieniem lub wymianą. Te przedsiębiorstwa z kolei , które będą zupełnie unikać reform zweryfikuje wcześniej czy później wolny rynek i nagle może okazać się, iż era otwierania się poligrafii na Internet dawno minęła i tylko my jako nieliczni na rynku nie oferujemy takich usług, co z kolei przekłada się na odpływ klientów do innych podmiotów.

Informatyzację poligrafii należy jednak wykorzystać w przemyślany sposób i wszelkie wdrożenia dopasować  zarówno do obecnych możliwości naszego przedsiębiorstwa, jak i biorąc pod uwagę jego przyszły rozwój. Należy przeprowadzić gruntowną analizę potrzeb naszych klientów i pracowników poszczególnych działów, oraz dobrze zaplanować takie wdrożenie, biorąc pod uwagę zarówno zdolności produkcyjne, czy potencjał ludzki, jak i przepływ prac na przestrzeni roku.

Packletter  Instytutu Transferu Technologii Poligraficznych nr 7, autor Zespół Infosystems S.A. - PuzzleFlow Division